KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI Kişisel verilerin işlenmesi, 6698 sayılı Kanun’un 3. maddesinde tanımlanmıştır. Buna göre; kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem, kişisel verilerin işlenmesi olarak kabul edilmiştir. Kişisel verilerin işlenme şartları ise 6698 sayılı Kanun’un 5. maddesinde sayılmış olup buna göre 6 | KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI aşağıdaki hallerden en az birinin bulunması durumunda kişisel verilerin işlenmesi mümkündür: • İlgili kişinin açık rızasının varlığı. • Kanunlarda açıkça öngörülmesi. • Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması. • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması. • Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması. • İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması. • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI | 7 • İlgili kişinin temek hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması. Kişisel verilerin işlenme şartları, yani hukuka uygunluk halleri, 6698 sayılı Kanun’da sayma yoluyla belirlenmiş olup bu şartlar genişletilemez. Kişisel veri işleme faaliyetinin 6698 sayılı Kanun’da bulunan açık rıza dışındaki şartlardan birine dayanması halinde ilgili kişiden ayrıca açık rıza alınmaması gerekmektedir. Zira kişisel veri işleme faaliyetinin, açık rıza dışında bir işleme şartına istinaden yürütülmesi mümkün iken ilgili kişilerden ayrıca açık rıza alınması, aldatıcı ve hakkın kötüye kullanımı niteliğinde olacaktır. Nitekim böyle bir durumda, ilgili kişi tarafından verilen açık rızanın geri alınması halinde kişisel veri işleme faaliyetinin sona ereceği kanaatiyle hareket edileceğinden ve veri sorumlusunun diğer kişisel veri işleme şartlarından birine istinaden kişisel veri işleme faaliyetini sürdürmesi söz konusu olabileceğinden ilgili kişi yanıltılmış olacak ve böylelikle hukuka ve dürüstlük kurallarına aykırı bir durum ortaya çıkacaktır. 8 | KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI Bu kapsamda, veri sorumlusu tarafından kişisel veri işleme faaliyetinin öncelikli olarak açık rıza dışındaki işleme şartlarından birine dayanıp dayanmadığı değerlendirilmeli, eğer işlemeye temel teşkil eden amaç 6698 sayılı Kanun’da belirtilen açık rıza dışındaki şartlardan en az birini karşılamıyorsa, kişisel veri işleme faaliyetinin gerçekleştirilebilmesi için kişinin açık rızasının alınması yoluna gidilmelidir. Kişisel verilerin işlenme şartları her bir kişisel veri işleme faaliyetinin 6698 sayılı Kanun bakımından hukuki dayanağını oluşturmaktadır. Kişisel veri işleme faaliyetinin amacı bakımından birden fazla kişisel veri işleme şartı bulunabilir. Örneğin maaş bordrosu düzenlemek amacıyla çalışanların kişisel verilerinin işlenmesinin hukuki dayanağı; kişisel veri işleme şartlarından sözleşmenin ifası ve veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünün yerine getirilmesidir. Tablo-1’de kişisel verilerin açık rıza dışında kalan işlenme şartları yer almaktadır: KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI | 9 İşleme Şartları Kapsam Örnek Kanun Hükmü Vergi Kanunları, İş Kanunu, Türk Ticaret Kanunu vb. Çalışana ait özlük bilgilerinin kanun gereğince tutulması. Sözleşmenin İfası İş Akdi, Satış Sözleşmesi, Taşıma Sözleşmesi, Eser Sözleşmesi vb. Teslimat yapılması için şirket tarafından ilgili kişinin adres bilgilerinin kaydedilmesi. Fiili İmkânsızlık Fiili imkânsızlık nedeniyle rıza veremeyecek olan ya da ayırt etme gücü olmayan kişi. Kaçırılan ya da kayıp kişinin konum bilgisi. Veri Sorumlusunun Hukuki Yükümlülüğü Mali Denetimler, Güvenlik Mevzuatı, Sektör Odaklı Regülâsyonlarla Uyum. Bankacılık, enerji, sermaye piyasaları gibi alanlara özel denetimlerde bilgi paylaşımı yapılması. Alenileştirme İlgili kişinin kendisine ait bilgileri kamunun bilgisine sunması. Evini satmak isteyen kişinin, satış ilanında iletişim bilgisine yer vermesi. Hakkın Tesisi, Korunması, Kullanılması Dava açılması, tescil işlemleri, her türlü tapu işlemi vb. işlerde kullanılması zorunlu kişisel veriler. İşten ayrılan bir çalışana ait gerekli kişisel verilerin dava zaman aşımı boyunca saklanması. 10 | KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI Meşru Menfaat İlgili kişinin temel haklarına zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaati için zorunlu olması halinde kişisel veri işlenmesi. Çalışan bağlılığını artıran ödül ve prim uygulanması amacıyla kişisel veri işlenmesi. 1. Açık Rıza Açık rıza, kişisel veri işleme şartlarından birisidir. Veri sorumlusu tarafından kişisel veri işleme faaliyetinin gerçekleştirilmesinde öncelikle diğer kişisel veri işleme şartlarından birine dayanılıp dayanılmayacağı değerlendirilmeli, bunlardan hiçbiri yoksa ilgili kişinin açık rızasının alınması yoluna gidilmelidir. 2. Kanunlarda Açıkça Öngörülme Kişisel veri işleme şartlarından biri de; işleme faaliyetinin kanunlarda açıkça öngörülmesidir. Kanunlarda kişisel verilerin işlenebileceğine ilişkin bulunan bir hüküm, kişisel veri işleme şartını oluşturacaktır. Kişisel veri işlenmesiyle ilgili herhangi KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI | 11 bir kanunda açık bir hüküm varsa veya açık bir hüküm ile ikincil mevzuata yönlendirme yapılmışsa, bu işleme şartına istinaden kişisel verilerin işlenmesi mümkündür. Örneğin; 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesinde işverenin, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemesinin ve bu dosyada işçinin kimlik bilgilerinin yer almasının gerektiği düzenlenmektedir. Bu kapsamda işveren, çalıştırdığı işçinin kimlik verilerini “kanunlarda açıkça öngörülme” işleme şartına istinaden işleyebilecektir. 3. Fiili İmkânsızlık Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin, kendisinin ya da başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması halinde ilgili kişinin kişisel verileri işlenebilecektir. 6698 sayılı Kanun’a göre fiili imkânsızlık halinde, kişisel verilerin işlenebilmesi için ilgili kişinin veya 12 | KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI üçüncü bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünün korunması bakımından zorunluluk bulunmalıdır. Örneğin; hürriyeti kısıtlanan bir kişinin kurtarılması amacıyla kendisinin veya şüphelinin taşımakta olduğu telefon, bilgisayar, kredi kartı, banka kartı veya diğer teknik bir araç üzerinden yerinin belirlenmesi için konum verilerinin işlenmesi gibi. 4. Sözleşmenin Kurulması veya İfası İçin Gerekli Olma Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması durumunda, bu amaçla sınırlı olmak üzere kişisel verilerin işlenmesi mümkündür. Örneğin; bir sözleşme gereğince paranın ödenmesi için alacaklı tarafın hesap numarasının alınması veya bir bankayla kredi sözleşmesi yapılması sırasında bankanın, o kişiye ait maaş bordrosunu, tapu kayıtlarını, icra borcu olmadığına dair belgeyi edinmesi gibi. Ayrıca, sözleşme gereğince satıcının, malı teslim borcunu yerine getirmesi için alıcının KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI | 13 adresini kaydetmesi ya da işverenin maaş ödemesini gerçekleştirmek amacıyla çalışanların banka bilgilerini elinde bulundurması gibi durumlar da bu kapsamda değerlendirilebilecektir. 5. Veri Sorumlusunun Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirebilmesi İçin Zorunlu Olma Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için kişisel veri işlenmesinin zorunlu olduğu hallerde, ilgili kişinin kişisel verileri işlenebilecektir. Bir şirketin çalışanına maaş ödeyebilmesi için; banka hesap numarası, evli olup olmadığı, bakmakla yükümlü olduğu kişiler, eşinin çalışıp çalışmadığı, sosyal sigorta numarası gibi kişisel verilerinin işlenmesi bu duruma örnek verilebilir. İşverenin vergi denetimi sırasında çalışanlarına veya müşterilerine ait kişisel verileri ilgili kamu görevlilerinin incelemesine sunması da bu kapsamda değerlendirilebilir. 14 | KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI 6. Kişisel Verilerin İlgili Kişi Tarafından Alenileştirilmiş Olması İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilen, bir başka ifadeyle ilgili kişinin bizzat kendisi tarafından herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış olan kişisel verileri işlenebilecektir. Bu duruma örnek olarak ise bir kişinin belirli hallerde kendisiyle iletişime geçilmesi amacıyla iletişim bilgilerini kamuya açık şekilde ilan etmesi verilebilir. Bu noktada belirtmek gerekir ki; kişisel verinin alenileştirilmiş kabul edilebilmesi için ait olduğu kişinin aleni olmasını istemesi gerekir. Başka bir ifadeyle; alenileştirmenin gerçekleştirilebilmesi için alenileştirme iradesinin varlığı gerekir. Alenileştirme iradesi yoksa bir kişinin kişisel verisinin herkesin görebileceği bir yerde olması kişisel verinin alenileştirildiği anlamına gelmez. Ayrıca, alenileştirme durumunda kişisel verinin amacı dışında da kullanılmaması gerekmektedir. Örneğin; ikinci el araç satışı yapılan internet sitelerinde aracını satmak isteyen ilgili kişinin iletişim bilgilerinin pazarlama amaçlarıyla kullanılması mümkün değildir. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI | 15 7. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması İçin Zorunlu Olması Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması halinde ilgili kişinin kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür. Örneğin; bir şirketin kendi çalışanı tarafından açılan bir davada ispat için bazı kişisel verileri kullanması ya da kısıtlı bir kişinin haklarının korunması amacıyla vasisinin veya kayyumun, kısıtlının mali bilgilerini tutması gibi. Ayrıca, sözleşme sona erdikten sonra, olası yasal takiplere karşı zamanaşımı süresinin sonuna kadar fatura, sözleşme, kefaletname gibi belgelerin bu amaçlar için saklanması bu kapsamda değerlendirilebilecektir. 16 | KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI 8. Veri İşlemenin İlgili Kişinin Temel Hak ve Özgürlüklerine Zarar Vermemek Kaydıyla Veri Sorumlusunun Meşru Menfaatleri İçin Zorunlu Olması İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması durumunda, kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür. Bazı durumlarda veri sorumlusunun meşru menfaati bakımından kişisel veri işleme söz konusu olabilmektedir. Örneğin; bir şirketin, çalışanlarının temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, onların terfileri, maaş zamları yahut sosyal haklarının düzenlenmesinde ya da işletmenin yeniden yapılandırılması sürecinde görev ve rol dağılımında esas alınmak üzere çalışanların kişisel verilerinin işlenmesi şirketin meşru menfaati kapsamında değerlendirilebilecektir. Bu şarta istinaden kişisel veri işlenebilmesi için, veri sorumlusunun meşru menfaatinin bulunması KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI | 17 ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar verilmemesi gerekmektedir. Veri sorumlusunun meşru menfaati, gerçekleştirilecek kişisel veri işleme faaliyeti neticesinde veri sorumlusunca elde edilecek çıkara ve faydaya yöneliktir. Veri sorumlusunun elde edeceği fayda; meşru, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüğü ile yarışabilecek yeterli düzeyde etkin, belirli ve halihazırda mevcut olan bir menfaatine ilişkin olmalıdır. Bu işleme faaliyetinin veri sorumlusunun gerçekleştirdiği güncel aktivitelerle ilişkili ve ona yakın gelecekte fayda sağlayacak bir işlem olması gerekmektedir. Bir şirketin satılması, devralınması veya ortaklık yapısının değişmesi gibi bir durum söz konusu olduğunda, şirketi satın alacak kişinin, şirketin güncel durumuna hâkim olabilmek amacıyla içinde kişisel verilerin de bulunduğu birtakım bilgileri ölçülülük ilkesine uygun bir şekilde ve gerekli güvenlik önlemlerini alarak incelemesi halleri de meşru menfaat kapsamında değerlendirilebilecek- 18 | KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI tir. Ancak burada dikkat edilmesi gereken husus, veri sorumlusunun meşru menfaatinin 6698 sayılı Kanun’un amacı ve ruhuna uygun olarak yorumlanmasıdır. Veri sorumlusunun meşru menfaatinin olmasının yanı sıra ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar verilmemesi gerekir. Dolayısıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatinin olup olmadığı belirlendikten sonra, kişisel verisi işlenecek ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerinin neler olduğunun tespiti gereklidir. Ardından yapılması gereken denge testi sonucunda veri sorumlusunun meşru menfaatinin çok güçlü ve etkin olmadığı kanaatine varılması halinde, ilgili kişinin hak ve menfaatleri, veri sorumlusunun meşru ancak daha az öneme sahip menfaatinden daha üstün gelebilecektir. Bu doğrultuda, ele alınacak meşru menfaatin ciddi, önemli ve halihazırda mevcut olması gerekmektedir. Bu şarta istinaden kişisel veri işlenebilmesi için yarışan menfaatler arasında yapılacak değerlendirme sonucunda kişisel verilerin bu hüküm kap- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI | 19 samında işlenip işlenemeyeceğine karar verilmesi gerekmektedir. Dolayısıyla ilgili hüküm, kişisel veri işlenmesine ilişkin sınırsız bir yetki olarak değerlendirilemeyecek olup aksine madde kapsamında belirtilen veri sorumlusunun menfaati ile ilgili kişinin temel hak ve özgürlükleri arasında makul bir dengenin sağlanmasını gerektirmektedir. Bu hükmün uygulanabilmesi iki aşamalı bir değerlendirme gerektirmektedir. Yapılacak olan ilk değerlendirmede veri sorumlusunun meşru menfaatinin varlığı tespit edilmeli, ikinci olarak ise bu menfaatin ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermediği belirlenmelidir. Bu değerlendirme yapılırken veri sorumlusunun meşru menfaati ile kişisel verileri işleme amacı birbirine karıştırılmamalıdır. Bu iki terim birbiriyle ilişkili olsa dahi farklı anlama gelmektedir. Kişisel verileri işleme amacı, özel olarak kişisel verinin işlenme sebebiyle ilgilidir. Ancak veri sorumlusunun meşru menfaati daha geniş yorumlanmalıdır. Veri sorumlusunun meşru menfaati, gerçekleştirilecek kişisel veri işleme faa- 20 | KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI liyeti sonucunda veri sorumlusunca elde edilecek faydaya yöneliktir. Veri sorumlusunun elde edeceği fayda; meşru, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüğü ile yarışabilecek düzeyde etkin, belirli ve halihazırda mevcut bir menfaatine ilişkin olmalıdır. Bu kapsamda, öncelikle değerlendirilmesi gereken hususlar arasında; veri sorumlusunun meşru menfaati, ilgili kişinin temel hak ve özgürlükleri üzerinde kişisel verinin işlenmesinin yaratacağı etki ile duruma ve olayın mahiyetine göre farklılık gösterecek olan dengeler (üstün gelen menfaatin ve hakkın değerlendirilmesi) bulunmaktadır. Ayrıca belirtmek gerekir ki; meşru menfaat şartı, maddede yer alan diğer haller uygulanamadığı takdirde kişisel veri işlenmesi bakımından başvurulacak son çare olmadığı gibi her şeyi kapsamına dâhil edebilecek ve tüm kişisel verilerin işlenmesine ilişkin faaliyetleri 6698 sayılı Kanun’a uygun hale getirecek bir düzenleme de değildir.